A gestão saudável de uma empresa é obtida por meio do uso sistêmico de ferramentas conjuntas.
A receita consiste em unir ferramentas da área financeira, de vendas, do RH, do marketing e por aí afora, com a exigência única de utilizá-las todas ao mesmo tempo sem apelar para medidas abruptas e não planejadas.
Como não há gestor capaz de possuir tantas competências e conhecer a fundo todos os processos de trabalho, algumas recomendações devem ser levadas em conta para reservar o tempo necessário para análise e gerenciamento para decisões corretas.
Os sistemas informatizados ajudam e podem fazer parte do papel dos gestores, certo?
Errado!
Eles criam condições para a gestão, mas não existem soluções viáveis, principalmente para empresas pequenas e médias, em que um sistema informatizado substitua o empresário.
Podemos descrever da seguinte forma: você precisa comandar sua empresa e errar o menos possível (ou acertar sempre), para que os resultados apareçam e seu negócio seja competitivo e rentável.
O ideal é que o gestor trabalhe com poucos indicadores em vez de gerenciar vários processos e pessoas ao mesmo tempo.
Para conseguir se transformar em um gestor efetivo, é preciso definir os principais processos e desenhá-los ou redesenhá-los sob a forma de fluxo, descartando as atividades supérfluas e desnecessárias, levando sempre em conta que a satisfação dos clientes é o foco a ser atingido.
O cliente pode ser o consumidor ou mesmo um franqueado.
O cliente é o foco, e tudo que não traga resultados é despesa.
Sendo assim, deve ser eliminado.
É muito importante, para cada atividade, que o briefing esteja respondido e que as responsabilidades se tornem muito claras para todos, executores e gestores.
Desenhados os processos, é preciso verificar os pontos principais e que merecem acompanhamento constante, via índices, porcentagens , gráficos, etc.
Muito bem: acabamos de definir os indicadores de desempenho de cada processo!
Indicadores de desempenho são números, resultantes de dois ou mais fatores, que nos mostram, de forma inequívoca, como andam as coisas na empresa.
Como exemplo, um indicador da eficácia de vendas pode ser a resultante do número de propostas pelos pedidos realmente fechados.
Ou a relação entre o número de funcionários da loja pelas vendas mensais.
Pode parecer que todos usam esses indicadores, mas a maioria das empresas trabalha só por fluxo de caixa, quando trabalha: se tem verba, compra-se estoque.
O correto seria analisar informações de forma sistêmica, para saber como e onde existem possibilidades de melhoria.
Trabalhar só “de olho no fluxo” significa agir a partir de fatos ocorridos sem buscar a correção de rumos, ou seja, agir sem ter o comando da situação.
O outro lado da moeda nos mostra um gestor analisando gráficos de resultados históricos, podendo observar para onde caminha a empresa e quais são os pontos nevrálgicos que podem ser modificados.
Com indicadores bem pensados, responsabilidades claras e acompanhamento sistêmico, é possível gerenciar desde pessoas e seu desempenho até os resultados financeiros e a eficácia das estratégias e processos da empresa.
Gerenciar sobre fatos e focando metas transparentes é muito mais simples do que possa parecer, mas é preciso acreditar que metodologias funcionam mais do que o medo de perder o poder ou de abrir a empresa para uma forma de atuação onde a base seja a competência e a responsabilidade de todos.
Paulo Ancona Lopez é diretor Ancona Consultoria e co-autor do livro “A Nova Era do Franchising”
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