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Fluxo de caixa: Organização para o sucesso das unidades franqueadas

14/01/2014

*Por Maurício Galhardo

A planilha de Fluxo de Caixa é uma ferramenta de gestão importantíssima em um negócio. Isso porque o Fluxo de Caixa relata todas as movimentações financeiras (entradas e saídas de dinheiro) da uma empresa, possibilitando ao franqueado a visão do quanto se paga, quando se paga e para quem se paga. Assim também como quanto se recebe, quando se recebe e de quem se recebe.

Porém, para que o Fluxo de Caixa seja eficiente, há alguns pontos a se atentar:

1) O detalhe faz a diferença – Toda e qualquer movimentação financeira, desde o recebimento de uma grande venda até o pagamento de uma pequena tarifa bancária, deve ser lançada na planilha. Muitos franqueados, por acharem que é desperdício de tempo lançar pequenas contas, acabam por somente controlar os grandes valores.
Isso faz com que se aumente o risco de pequenos furtos, visto que estes não serão percebidos. Outro ponto importante é que, estes pequenos gastos podem, quando somados, ser responsáveis por uma fatia grande do orçamento. Saber o valor de cada gasto permitirá ao empresário identificar se realmente trata-se de um gasto grande ou pequeno e o que fazer com ele.

2) Mais importante do que controlar, é controlar sempre – O uso do Fluxo de Caixa deve ser contínuo, e não um espasmo ao final de cada mês. Deve ser estabelecida uma frequência na alimentação dos dados na planilha de fluxo de caixa. Deixar de alimentar as informações por alguns dias pode, quando o trabalho for reiniciado, gerar grandes perdas de informação. Isso porque quando se controla todo dia, qualquer que seja a diferença levantada, saberemos que ela está naquele dia. Quando se fica muito tempo sem controlar, encontrar um simples erro pode durar um bom tempo.

3) O extrato bancário é seu aliado – O extrato bancário não mente. Por mais que o banco erre em algum lançamento, o valor apontado no extrato é o que existe disponível. Criar o hábito de acompanhar o extrato bancário garantirá que nenhuma informação seja esquecida no preenchimento do Fluxo de Caixa. Comparar a planilha de Fluxo de Caixa com o Extrato Bancário é comumente chamado de Conciliação Bancária.

4) Tudo fica mais fácil de controlar quando dividimos em “caixinhas” – Dividir as receitas e despesas em grupos facilitará tanto no lançamento dos dados quanto na análise posterior das informações. Normalmente as empresas franqueadoras já disponibilizam um Plano de Contas padrão da rede, a ser seguido. Se não houver, vale criar um Plano de Contas para entender quais são as contas mais caras e como estas contas se comportam de acordo com determinadas situações que a empresa passar. É importante ser simples. Poucos grupos – não mais que dez – são suficientes para um bom controle financeiro.

5) Fluxo de Caixa é a “bola de cristal” do franqueado – Ter uma planilha (ou software) de fluxo de caixa bem alimentado ajudará não só em identificar para onde foi o dinheiro, mas principalmente o que acontecerá com o dinheiro no futuro. Quanto mais se trabalha com prazos – parcelamentos nas compras e nas vendas – mais se torna imprescindível o uso do Fluxo de Caixa, pois este mostrará quanto a franquia terá em dinheiro no futuro, com base nas informações de recebíveis e de pagamentos previstos. A gestão destes recebíveis e contas a pagar permitirá ao franqueado se antecipar a um empréstimo, saber o melhor momento para fazer uma distribuição de lucros entre os sócios, entre outras tomadas de decisão importantes.

Por mais que a franquia tenha uma estrutura financeira que dê lucros, devido à sazonalidade dos negócios, ou mesmo a questões específicas de mercado, pode acontecer em alguns meses do ano que se chegue a resultados de caixa negativos. Isso não quer dizer, necessariamente, que a franquia é ruim. Saber desta situação com antecedência permitirá ao franqueado se precaver, preparando-se para estes momentos. Grande parte das empresas que quebram no Brasil, não é porque o negócio é em si ruim, mas sim porque há falta de caixa em alguns meses e seus gestores não sabem lidar com isso.

Maurício Galhardo é Sócio-Diretor Administrativo Financeiro da Praxis Business
www.praxisbusiness.com.br

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