A ferramenta certa de gestão pode beneficiar tanto franqueados quanto franqueadores; melhorando a eficiência operacional, reduzindo custos e aprimorando a comunicação entre as partes
Gerenciar uma rede de franquias é um desafio que só aumenta em complexidade conforme a rede cresce.
São muitos fatores a ser monitorados e organizados: a comunicação entre a marca franqueadora e os franqueados, a padronização das unidades, o treinamento dos colaboradores, a resolução de problemas técnicos, o engajamento em ações e estratégias da empresa, a gestão financeira, até mesmo as compras de produtos e insumos.
No início, alguns gestores organizam tudo isso manualmente, em diferentes planilhas ou plataformas – mas, quanto mais a rede escala, mais necessário se faz um sistema especializado e único, que possa centralizar em uma só ferramenta todas as necessidades de gestão e comunicação da marca.
Um sistema de gestão e comunicação para redes de franquias é uma solução de tecnologia que permite o gerenciamento de todas as atividades e processos operacionais da rede em um mesmo sistema, realizando apenas um login.
Por sua própria natureza, esse sistema normalmente é composto por diversos módulos; como gestão financeira, estoque, vendas, relatórios, compartilhamento de materiais, treinamentos, e assim por diante.
Esses módulos são integrados entre si e permitem o controle completo das atividades da rede.
Um sistema eficiente para redes de franquias também possibilita a comunicação rápida e efetiva entre franqueados e franqueadores, por meio de canais variados como tickets, demandas e ocorrências.
“Isso permite o compartilhamento de informações relevantes e a solução rápida de problemas, atendendo inclusive à Lei Geral de Proteção de Dados – coisa que não acontece, por exemplo, quando a marca utiliza meios informais de comunicação, como email e aplicativos de mensagens pessoais”, comenta o CEO da Yungas, Guilherme Reitz.
Mas, uma vez compreendida a necessidade de se implementar um sistema de gestão e comunicação em uma rede de franquias, como escolher o mais adequado?
E como garantir que a adoção do sistema ocorra com sucesso tanto para a franqueadora quanto para os franqueados? Confira alguns pontos importantes abaixo:
Leve em conta a escalabilidade, a personalização e a facilidade de uso
Ampliar a rede é um objetivo importante para toda marca de franquias – assim, o sistema escolhido deve ser capaz de suportar o crescimento da empresa, com a adição de novas unidades e aumento contínuo no número de transações.
A personalização é igualmente importante, uma vez que a ferramenta precisa se adaptar às necessidades específicas da sua franquia, como a criação de relatórios individualizados e a configuração de processos operacionais.
E, claro, é essencial que a plataforma seja intuitiva e de fácil uso pelos franqueados, ou a adoção do sistema pode se tornar um processo lento e difícil.
Não se esqueça da segurança
Medidas de segurança efetivas que garantam a proteção dos dados e informações da rede de franquias são cruciais: uma das vantagens de se adotar um sistema especializado para gestão e comunicação de franquias é justamente a oportunidade de se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que está em vigor desde setembro de 2020 e impacta significativamente empresas brasileiras de todos os segmentos. Priorize uma solução que seja adequada à LGPD.
Verifique os times de suporte técnico e de sucesso do cliente
É importante que o fornecedor escolhido ofereça suporte técnico especializado para resolver eventuais problemas e garantir o bom funcionamento do sistema, sem entraves para a melhor usabilidade da plataforma.
Outro apoio com o qual sua rede de franquias deve contar é o time de sucesso do cliente: essa equipe acompanha integralmente o cliente nas etapas de implantação e usabilidade da ferramenta, verificando como a solução poderá atender a empresa da melhor forma, e potencializando os resultados em todas as esferas.
Defina um plano de implementação
Antes de iniciar a implementação em si, é necessário estruturar o processo em um plano detalhado, que contemple etapas, prazos, e as responsabilidades de cada equipe e colaboradores envolvidos.
A criação de um plano permite evitar erros e atrasos no processo, garantindo uma implementação ágil e eficiente no menor tempo possível.
Fique atento à configuração do sistema
A escolha de um sistema personalizável só faz sentido se a ferramenta for configurada de acordo com as necessidades específicas da rede, levando em conta as particularidades de cada unidade.
Esse processo inclui a configuração individualizada de cadastros, tabelas de preços, segmentações, registros de estoque e de padronizações, entre outros.
Treine a equipe
A equipe responsável pela utilização da plataforma, incluindo franqueados, gerentes e demais envolvidos na operação, deve passar por um treinamento específico, voltado a apresentar a tecnologia e esclarecer dúvidas.
Se toda a equipe tiver facilidade no uso do sistema, a adoção será mais rápida, o engajamento será maior, e a transição para a utilização da nova tecnologia será mais confortável para todo o time.
Vantagens de se adotar um sistema eficiente de gestão e comunicação para redes de franquias
Um sistema de gestão e comunicação beneficia tanto franqueados quanto franqueadores, melhorando a eficiência operacional, reduzindo custos e aprimorando a comunicação entre as partes.
Para uma rede de franquias, contar com uma solução eficiente nesse sentido é fundamental para garantir o sucesso do negócio: a ferramenta permite o monitoramento das atividades em todas as unidades da rede, o que possibilita a tomada de decisões mais rápidas e precisas.
Além disso, o sistema também contribui para a redução de custos, para a padronização de processos, e para o aprimoramento da qualidade dos serviços oferecidos aos clientes.
Fonte: Dialetto Assessoria de Imprensa
